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挨拶状の手配は何からはじめる?

挨拶状の手配はいつ、何からはじめればいいの?

移転や役員改選に伴い、挨拶状の手配があると多少憂鬱な気分になりませんか?
今回の内容は、作成に必要な準備についてご紹介いたします!

どこまで業者へ依頼する?

挨拶状は各宛先へ届くまでに、以下の作業があります。

どこから社内で行うか、全て依頼するかによってもスケジュールは変わります。
全てお任せすればスケジュール管理も手作業からも解放されるのでオススメです。

遅くても2週間前までに!

依頼する際必須となる準備は以下の項目となります。

  • 差出人(社名・代表名・住所など)
  • 挨拶状本文(単カード、二つ折りカード、A4用紙三つ折りなど用紙の決定後、本文の組み立てがよろしいかと思います)
  • 宛先リスト(エクセルデータ※業者によりフォーマットが存在する場合があります)

何から準備すればいい?

この中でもとくに、宛先リストは一番最初にご用意されるとスムーズです。
宛先リストの準備をすることにより、作成数と予備数の確認が行えるので業者への見積依頼、封筒差出人の印刷、挨拶状本文の印刷と流れを止めることなく行えます。
予備含めおよその数量が決まっていればその限りではないですが、あとから足りないとなると費用が大幅にかかってしまうので気を付けましょう。

文章の準備を一任された・・・

はじめて担当された場合、文章の作成からとなると戸惑いますよね。
「~があるから作っといて」と言われた場合、このような情報が必要です。

  • いつ起きることか
  • いつお知らせするか
  • なぜそれが起こるのか(無くても良い場合もあります)
  • 意気込みなど

上記のような情報があれば十分文章作成に入れるかと思います。
また、多くの挨拶状作成ができる業者は、例文を持っていたりします。
ただ、移転や役員選定、交代など各企業様により事情が異なるので例文で補うのは難しい場合もあります。
そのような場合はおおよその文章の形式、文字数感などの確認程度にしましょう。
伝えたい内容により、その都度インターネットで調べたほうが早いかもしれません。

早めに相談しておくと吉

用紙の選定から営業にお付き合いしてもらうと思わぬ提案があるかもしれません。
弊社ももちろん挨拶状を承っております。
ぜひ一度ご相談いただければ幸いです。