みなさん年末年始挨拶回りの準備はお済でしょうか？ 今回は、ご挨拶時必要になる名刺について、発注をスムーズに行うためのコツや細かな作業の際に起こりがちなヒューマンエラーを解決するツールについてお伝えします。時勢に合わせ、ビジネスにおける名刺の重要性が再認識される中、効率的な名刺発注の手法を知っておくことは大切です。

この記事でお一人でも多くの名刺発注担当者様のストレスが減ったら幸いです。

目次

名刺発注を楽にするコツ３つ

まず、現在ツールを利用せず名刺発注をしている場合に取り入れられる点を３つお伝えします。

１．デザインの統一

デザイン／書式の統一は大事です。以外かもしれませんが、役職が氏名の左側に記載している方と氏名上部に記載されている方など、人により、部署によりバラバラな場合があります。そのような場合、スタイルガイドを導入されるべきでしょう。

生産性として見えにくい部分ではありますが、デザインを統一することにより、名刺発注担当者の負担が軽減されコアな業務に集中することが期待できます。判断する場面が多いほど、ヒューマンエラーが起きる可能性は高くなってしまいます。ですので、ヒューマンエラーに繋がりにくい仕組みとして、出来る限りケースバイケースを無くし、デザインの社内統一を図ることがまず出来ることの一つです。

２．データベースの管理

お一人ずつ、作成された名刺のデータは残しておきましょう。そして、ロゴが変わった際など、ひとりずつ変更が必要な場合は、次回作成時に忘れず変更をかけるためにも都度書き込んでおくとよいです。

管理体制によっては、デザインの統一を図ったつもりが、過去のデザインのままの方がいたり、事業所の増減で変更漏れがあったり、管理が大変かと思います。おすすめはテンプレートでデザインを管理できるツールの導入です。

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３．社内で名刺発注のフォーマットルールを決める

名刺発注したいんだけど…と受け付けとった情報が各自自由でバラバラな場合、あらためて名刺発注担当者（おそらく読んでいるあなたです）による校正指示作成が必要です。アナログながら効果的な方法は、社内で名刺発注のフォーマットルールを決めることです。具体的には、下記画像のようなテンプレートを作ってしまうことです。社内メンバーに対して、名刺情報提供の際に特定のフォーマットを使うように促すことで、ご自身の作業がスムーズになります。

細かい作業でヒューマンエラーが起りやすい。解決策は？

上記の管理方法でもやはり、人の手が入る工程の分エラーを起こしてしまう可能性があったり、大量の名刺となると担当者が付き切りで対応することになったりと不便な点があるかと思います。

そこで、以下のツールを利用することで、エラーの発生を最小限に抑えることができます。

１．一覧性のあるデータ保管ツール

全社員分の名刺をアナログ管理していると、探すのも大変な上に注文の度に出社することになります。作成した名刺のデータと誰の分か自動で保管してくれるツールを使用することで、保管忘れ防止や、作業時間短縮が狙えます。

２．テンプレートを活用したデータ編集ツール

項目通りに記入していくだけの編集ツールなら、記載漏れなく簡単に新規作成も変更もできます。ビジネス展開による仕様変更があった際にはテンプレートを編集することで、変更漏れを防ぐことができます。

３．印刷プレビューツール

最終的な印刷物を確認する前に、印刷プレビューツールを使用してレイアウトを確認しましょう。
・原稿を作り確認
・業者へ送る
・数時間後～数日後、戻ってきた校正データの確認
～
・印刷進行の連絡
これらの工程がバッサリ無くなり、校正データの確認から当日すぐに印刷手配をかけられます。

ヒューマンエラーを防ぐ機能を備えたツールは？

以上の機能を網羅したツールをご紹介しますと、アイオートレーマジックという名刺発注ツールがございます。
気になる方はデモで機能の操作感を確認可能ですので、お気軽にお問合せください。

今回の記事で、名刺発注を楽にするコツと、ヒューマンエラーへの対策について、参考になれば幸いです。